Menghapus data sebelum melepas laptop kantor: apa yang sering terlewat

Perangkat kantor yang dilepas hampir selalu sudah "dibersihkan" lebih dulu oleh tim IT. Masalahnya, yang dianggap bersih dan yang benar-benar bersih sering berbeda — dan selisihnya baru ketahuan setelah perangkatnya berpindah tangan.

Format ulang tidak menghapus, hanya melupakan

Pada sebagian besar sistem, menghapus berkas hanya melepas penunjuknya. Datanya masih utuh di penyimpanan sampai tertimpa data lain. Perangkat lunak pemulihan yang gratis pun bisa mengembalikannya, dan itu bukan pengetahuan khusus.

Yang benar-benar menghapus adalah menimpa seluruh ruang penyimpanan, atau — pada perangkat modern dengan penyimpanan terenkripsi — menghapus kunci enkripsinya. Tanpa kunci, isinya menjadi acak yang tidak berarti. Cara kedua jauh lebih cepat dan hasilnya lebih pasti.

Yang biasanya tertinggal

Dari perangkat yang kami terima, yang paling sering masih ada:

• Akun yang masih masuk. Email kantor, penyimpanan awan, dan aplikasi chat sering tetap tersambung karena penghapusan dilakukan dari dalam sistem yang sama.
• Kata sandi tersimpan di peramban. Satu klik pada pengelola sandi bawaan menampilkan seluruh kredensial yang pernah dipakai.
• Berkas di folder unduhan. Lampiran email yang pernah dibuka menumpuk di sana dan jarang ikut diperiksa.
• Sertifikat dan kunci VPN. Ini yang paling jarang disadari, dan paling bernilai bagi orang yang salah niat.
• Cadangan lokal. Salinan otomatis di penyimpanan internal sering luput karena tidak terlihat di tempat biasa.

Urutan yang aman

Urutannya penting. Menghapus sistem lebih dulu membuat sebagian langkah berikutnya tidak mungkin lagi dilakukan:

1. Keluarkan perangkat dari akun dan sistem manajemen perangkat perusahaan, selagi masih menyala dan masih terdaftar.
2. Keluar dari semua akun — email, penyimpanan awan, pengelola kata sandi, aplikasi chat.
3. Matikan penguncian perangkat. Pada Mac, matikan "Find My Mac" dan keluar dari Apple ID. Perangkat yang masih terkunci akun tidak bisa dipakai siapa pun setelahnya.
4. Baru lakukan penghapusan menyeluruh dan pemasangan ulang sistem.
5. Nyalakan sekali setelahnya untuk memastikan perangkat berhenti di layar penyiapan awal, bukan di layar masuk akun lama.

Kenapa kami melakukannya di lokasi Anda

Kami menghapus data setiap unit sebelum perangkatnya meninggalkan kantor Anda, bukan setelah sampai di tempat kami. Bedanya bukan soal kepercayaan, melainkan soal siapa yang menanggung risikonya selama perjalanan. Selama perangkat masih berisi data Anda, yang bertanggung jawab atas data itu tetap perusahaan Anda — termasuk jika ada yang hilang di tengah jalan.

Setelah selesai, daftar nomor seri beserta status penghapusannya kami serahkan bersama berita acara. Itu yang bisa Anda lampirkan saat audit menanyakan ke mana perangkat-perangkat tersebut pergi.